株石政办发〔2017〕37号

株洲市石峰区人民政府办公室

关于开展档案工作检查的通知

各街道、区直机关和市直驻区各部门、各项目指挥部：

根据《档案法》及《湖南省档案管理条例》的有关规定，为进一步加强依法治档促进档案工作规范化，决定在全区范围内开展档案工作检查。现将有关事项通知如下：

一、组织领导

成立石峰区档案工作检查小组，由清水塘循环经济工业区管委会副主任江洪治任组长，区法制办、区档案区志局相关负责人任副组长，区档案区志局具体负责本次检查的组织实施工作。

二、检查内容

（一）文件材料立卷归档年检（具体检查内容与标准见附件）

（二）日常档案工作情况

1、明确分管档案工作的领导，配备能适应档案工作任务需要的专、兼职档案工作人员，并保持相对稳定；档案工作所需经费有保障。

2、机关全部档案实行集中统一管理，档案保管符合安全要求，落实文件归档、档案保管保密、查借阅登记等档案工作制度；“九防”（防虫、防潮、防光、防霉、防火、防尘、防盗、防高温、防染体）措施落实到位；在改善档案保管场所软、硬件措施方面有举措、有成效。

3、档案收进、移出及时登记，档案统计台账数据准确，账物相符。

4、专业业务档案的收集、整理、移交情况。例如：基础设施和重点建设项目档案；司法纪检案件档案；普查工作档案；计生婚姻业务档案等。

5、到期档案的鉴定、销毁工作符合规定、手续完备。

三、方法步骤

本次检查采取单位自查和检查组复查相结合的方式进行，9月中旬、下旬为自查阶段，10月上旬为复查阶段。请各单位尽快组织自查、完善相关工作并形成自查情况书面材料，检查组将针对检查中发现的违法、违规行为下令限期整改，并将检查结果予以通报。具体复查时间另行通知。

附：行政事业单位文件材料立卷归档年检质量标准

                                                                                       株洲市石峰区人民政府办公室

                                                                                                        2017年9月14日

行政事业单位文件材料立卷归档年检质量标准

一、资料齐全

凡反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料，机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料，本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料以及其他对本机关工作具有查考价值的文件材料均应收集齐全，立卷归档。

根据国家档案局8号令精神，应归档范围具体如下：

（一）本机关制定的规范性、指导性文件材料；

（二）本机关职能活动中形成的业务文件材料；

（三）本机关召开会议、举办活动等形成的文件材料；

（四）本机关关于有关问题的请示与上级机关的批复、批示，工作报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构编制、干部人事、党团纪检、工会、保卫、信访工作文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料，以及其他事务管理文件材料；

（七）本机关编辑、编写的大事记、组织沿革、简报、情况反映；

（八）本机关内部职能机构和群团组织工作中形成的文件材料；

（九）本机关形成的会计、基建、房产设备材料及其他专门业务文件材料；

（十）本机关工作中形成的照片、录像带、录音带、影片、光碟和各种奖旗、奖状、奖杯、证书等；

（十一）本机关代上级机关起草并被采用的重要文件、专项业务文件的最后草稿；

（十二）本机关与外机关联合行文的文件材料；

（十三）本机关对应归档电子文件的原数据、背景信息等要进行相应归档的相关材料；

（十四）上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料；

（十五）上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料；

（十六）上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料；

（十七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（十八）同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（十九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料；

二、分类科学

1.文书档案按照本机关档案分类方案、文件材料归档范围和文书档案保管期限规定进行分类组卷；

2.基建、设备档案根据《株洲市行政、事业基建档案整理方法》组卷；

3.会计档案根据《会计档案管理办法》组卷；

4.声像档案根据《株洲市声像档案管理规范》组卷；

5.业务档案根据国家、省市有关规定结合各自特点组卷。

三、复制完好

永久和长期保存的文件材料，凡以圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪变材质书写的均应复制完好。

四、编目打印准确美观

案卷背脊、页数、页号、档号备考表、归档文件目录、卷内文件目录等逐项填写正确。字迹工整美观，以不易褪变材质书写，打印格式准确规范，内容完整无误。

五、装订整齐规范

统一使用省档案局监制的国标装具，装订时不能裁切档案原件，窄边的，贴边；超出装具的，折叠整齐。

1.案卷级装订：折叠整齐，取齐右侧 ，文字图表无遮损；去掉金属物，破损件托裱完好；装订采用三孔一线，孔距适度，衬垫平整，装订线拉紧。

2.文书档案以件为单位装订。具体要求见《归档文件整理规则》第二节《归档文件整理的步骤与要求》。

六、排列合理

1.案卷排列按照本单位档案分类方案区分门类及目录号排列。

2.文书档案卷盒按保管期限分永久、30年、10年分别排列。

七、两编资料到位

1.组织沿革、大事记、立卷说明、利用实例汇编等资料编写打印规范，信息准确无误；

2.凡省二级以上机关档案室应续编专题简介等编研资料及人名索引、文号索引、专题索引等。